POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS
INTRODUCCIÓN
En AERTECH REPRESENTACIONES SAS nos comprometemos a proteger la privacidad y los datos personales de nuestros clientes, empleados, proveedores, contratistas y demás partes interesadas. Por ello, nos permitimos explicar e informar cómo recolectamos, utilizamos, almacenamos y protegemos sus datos, cumpliendo con las leyes aplicables sobre protección de datos, especialmente la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 en Colombia.
OBJETIVO
Establecer la política y adoptar las directrices requeridas en cuanto a las reglas, pautas y procedimientos relacionados con los Datos Personales y el Tratamiento de estos; las cuales serán aplicadas a todas las bases de datos que AERTECH REPRESENTACIONES SAS maneje en el desarrollo de su Objeto Social.
ALCANCE
La Política de Privacidad y de Tratamiento de Datos, aquí contenida aplica a todo lo relativo al inventario, recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de los Datos Personales
DEFINICIONES
Para la adecuada interpretación y aplicación de esta política, se traen las siguientes definiciones:
Cliente o Usuario: Toda persona con quien AERTECH REPRESENTACIONES SAS, sostiene, pretendió sostener o sostuvo algún vínculo contractual, distinto al laboral, en el desarrollo de su objeto social.
Aspirante: Toda persona que pretendió, pretende o pretenderá sostener algún vínculo contractual, de cualquier naturaleza jurídica, con AERTECH REPRESENTACIONES SAS.
Empleado: Toda persona que haya estado o esté vinculada laboralmente con AERTECH REPRESENTACIONES SAS.
Contratista o Proveedor: Toda persona que haya prestado o preste algún servicio, sin importar su naturaleza, del cual haya sido beneficiaria o usuaria AERTECH REPRESENTACIONES SAS.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Dato Personal: Cualquier información relacionada, vinculada o asociada a una o varias personas determinadas.
Dato Sensible: Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Dato Público: Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, que para efectos de política será AERTECH REPRESENTACIONES SAS
Titular: Persona determinada cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento, bien sea Cliente, Usuario, Aspirante, Ofertante, Proponente, Empleado, Contratista, Proveedor, o cualquier tercero que por cualquier razón suministre a AERTECH REPRESENTACIONES SAS cualquier Dato Personal.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: Envío de Datos Personales, por parte del responsable, a un tercero, nacional o extranjero, cuyo propósito sea llevar a cabo cualquier acción de Tratamiento.
Transmisión: Comunicación y envío de Datos Personales por parte del responsable a un tercero, para que éste último en calidad de Responsable del Tratamiento lleve a cabo cualquier acción de Tratamiento.
PRINCIPIOS
En AERTECH REPRESENTACIONES SAS como responsables y encargados del Tratamiento de los Datos Personales, manejamos todas las operaciones relacionadas con esta clase de información, basados en Principios Generales:
Principio de Legalidad: El Tratamiento de Datos Personales se deberá llevar a cabo dentro del marco de las leyes vigentes de la materia.
Principio de Finalidad: Cualquier Tratamiento de Datos Personales deberá tener como base una finalidad legítima, la cual deberá ser informada al Titular, a través del Formato de Autorización para el Tratamiento de Datos Personales
Principio de Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización
Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Principio de Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de AERTECH REPRESENTACIONES SAS, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento
DATOS QUE RECOLECTAMOS
Recolectamos información necesaria para ofrecer nuestros servicios y cumplir con nuestras obligaciones legales. Estos datos incluyen:
Datos personales: Nombre completo, número de identificación, fecha de nacimiento.
Datos de contacto: Dirección, correo electrónico, número de teléfono.
Datos financieros: Información de pagos, cuentas bancarias y registros de transacciones (aplicable a clientes y proveedores).
Datos laborales: Hoja de vida, historial profesional, referencias laborales (en caso de empleados y aspirantes).
La recolección de datos se hace de diversas formas, tales como:
Formularios físicos o electrónicos.
Contratos laborales o comerciales.
Interacciones telefónicas, por correo electrónico o en redes sociales.
Registros en eventos, capacitaciones o reuniones organizadas por AERTECH REPRESENTACIONES SAS.
Los Titulares de los Datos Personales, objeto de tratamiento por parte de AERTECH REPRESENTACIONES SAS; tendrán la obligación especial de suministrar información veraz, actualizada y completa. En ningún caso AERTECH se hará responsable por cualquier tipo de situación derivada de la inexactitud de la información suministrada.
USO Y FINALIDAD DE LOS DATOS RECOLECTADOS
Usamos los datos únicamente para los fines autorizados, como:
Cumplimiento con las obligaciones contractuales.
Gestión de la relación comercial o laboral.
Ofrecer información sobre nuestros productos y servicios.
Dar a conocer bienes o servicios, a través del envío de mensajes de publicitarios y de promoción propios o de un tercero, de modo directo por AERTECH REPRESENTACIONES SAS o a través de terceros.
Realizar estudio y análisis de mercado para mejorar nuestra oferta comercial.
Facilitar el desarrollo de las obligaciones adquiridas por o a favor de AERTECH REPRESENTACIONES SAS, tales como ventas, arriendos, facturaciones, gestiones de cobro, recaudo, verificaciones y consultas, control, comportamiento, medios y hábitos de pago.
Hacer seguimiento de los compromisos adquiridos entre el Titular y AERTECH REPRESENTACIONES SAS.
Hacer invitaciones a eventos de cualquier naturaleza.
Avisar sobre cualquier situación relevante o cambios que tenga relación con el Objeto Social de AERTECH REPRESENTACIONES SAS.
Transmitir a entidades privadas y públicas información, de acuerdo con las autorizaciones dadas por el propietario del dato.
Soportar auditorias, tanto internas como externas.
Actividades antifraude.
Cumplir con requisitos legales y regulatorios.
PROTECCIÓN DE DATOS
Implementamos medidas físicas, electrónicas y administrativas para proteger su información contra acceso no autorizado, pérdida o uso indebido. Sólo el personal autorizado puede acceder a estos datos.
Siendo conscientes de la expectativa de seguridad del Titular acerca del manejo y Tratamiento de sus Datos Personales, AERTECH REPRESENTACIONES SAS se compromete a implementar las medidas de seguridad que sean requeridas atendiendo la relevancia del dato. No obstante, debido a lo incontenible que puede llegar a ser un dato, AERTECH REPRESENTACIONES SAS no se puede comprometer ni asegurar al extremo de que ninguna persona no autorizada accederá a los datos suministrados. EL TITULAR al dar sus datos asume los posibles riesgos que implica el autorizar y transmitir sus datos, los cuales entiende y acepta.
CONSIDERACIONES SOBRE DATOS SENSIBLES
Sólo recolectaremos datos sensibles, si es estrictamente necesario y siempre con su consentimiento explícito. Cuando solicitemos datos sensibles, explicaremos claramente el propósito de su recolección y daremos la opción de no proporcionarlos. Respetamos plenamente la decisión del titular en estos casos.
FORMAS DE OBTENCIÓN DE LA AUTORIZACIÓN
La autorización podrá obtenerse de forma verbal y/o escrita, la cual podrá constar en un documento físico, electrónico, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo del cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta por parte del Titular los datos nunca hubiesen sido obtenidos y/o almacenados en las bases de datos de AERTECH REPRESENTACIONES SAS.
Con la autorización consentida garantizamos que se ha puesto en conocimiento de los titulares:
Que, AERTECH REPRESENTACIONES SAS es quién recoge la información en su calidad de responsable y Encargada del Tratamiento
La finalidad del Tratamiento de los datos.
Los derechos que le asisten como Titular.
Igualmente, adoptamos las medidas necesarias para mantener registro de cuándo y cómo se obtuvo la autorización por parte de los Titulares de Datos Personales para el Tratamiento de estos.
DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS
Usted, como titular de los datos, tiene derecho a:
Acceso: Conocer qué datos suyos están en nuestras bases de datos y cómo se están utilizando.
Actualización y rectificación: Corregir información incorrecta, desactualizada o incompleta.
Supresión: Solicitar la eliminación de sus datos, siempre que no haya obligaciones legales, contractuales o comerciales que requieran de su conservación.
Revocación del consentimiento: Retirar su autorización para el uso de sus datos en cualquier momento, siempre que no haya obligaciones legales, contractuales o comerciales que requieran de su conservación.
PROCEDIMIENTO PARA EJERCER SUS DERECHOS
Si desea acceder, consultar, actualizar o eliminar sus datos, puede contactarnos a través de los siguientes medios:
Correo electrónico: info@aertech.com.co
Teléfono: +57 320 625 33 99
Dirección: CRA. 48, #26 Sur 181 – Local 104, Centro Integral Las Vegas, Envigado, Colombia
Al recibir su solicitud, verificaremos su identidad para garantizar que solo usted o su representante autorizado tenga acceso a sus datos. Daremos respuesta dentro de los plazos establecidos por la ley (15 días hábiles).
Las solicitudes de consulta, rectificación, actualización o supresión deberán contener como mínimo la siguiente información:
1. Nombre, identificación y forma de contacto para respuesta del solicitante.
2. Documentación para acreditar su identidad o calidad, según el caso.
3. Descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales pretende ejercer sus derechos.
TRANSFERENCIA DE DATOS A TERCEROS
Compartiremos sus datos personales únicamente en las siguientes circunstancias:
Proveedores de servicios: Cuando un tercero requiere acceso a la información para cumplir con sus funciones bajo contrato, por ejemplo, proveedores logísticos o técnicos.
Autoridades gubernamentales: Cuando sea requerido por ley o para cumplir con nuestras obligaciones regulatorias.
Siempre exigimos a los terceros mantener la confidencialidad y proteger sus datos con estándares equivalentes a los nuestros.
IMPLEMENTACIÓN DE FORMATOS
Implementamos los formatos que sean necesarios para el cabal cumplimiento de sus deberes y obligaciones como responsable del Tratamiento de los Datos Personales:
1. Formato de Autorización para el Tratamiento de Datos Personales.
2. Formatos de bases de datos, cumpliendo con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
ALMACENAMIENTO Y VIGENCIA
Sus datos serán almacenados durante el tiempo necesario para cumplir con los fines establecidos en esta política o para satisfacer requisitos legales.
La vigencia de las bases de datos que se construyan con la información de los Titulares será de diez (10) años. Nos reservamos el derecho de suprimir o conservar la información de acuerdo con su utilidad y la normatividad vigente.
CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
AERTECH REPRESENTACIONES SAS puede actualizar esta política en cualquier momento, ya sea para ajustarse a nuevas leyes o para mejorar nuestras prácticas de privacidad. Notificaremos cualquier cambio mediante publicaciones en nuestro sitio web o por medios electrónicos apropiados
CONTACTO PARA DUDAS O INQUIETUDES
Si tiene preguntas, inquietudes o necesita información adicional sobre esta política, por favor no dude en contactarnos a través de los medios indicados. Estamos comprometidos a garantizar la transparencia y el respeto por sus derechos.
Correo electrónico: info@aertech.com.co
Teléfono: +57 320 625 33 99
En AERTECH REPRESENTACIONES SAS trabajamos constantemente para garantizar la seguridad y el buen uso de los datos personales que confiados nos proporcionan.